PR-Agenturen in und nach der Corona-Krise – die Ergebnisse einer großen Umfrage (Teil 2)

Zusammen mit dem PR-Journal haben wir in der dritten April-Woche die Top 138 PR- und Kommunikationsagenturen in Deutschland in einer anonymen Online-Umfrage zur Entwicklung ihres Geschäfts in und nach der Corona-Krise befragt. Die Ergebnisse stellen wir hier in drei Teilen vor.

In Teil 1 haben wir die Antworten der teilnehmenden Agenturen tiefer durchleuchtet und interpretiert.
Der folgende Teil 2 wird sich mit den Herausforderungen befassen, die die Agenturen bei der Bewältigung ihres operativen Geschäfts sehen.
In Teil 3 wird es um die Einschätzung der Entwicklung für das Gesamtjahr 2020 gehen

Die größten Herausforderungen der PR-Agenturen im operativen Geschäft während der Corona-Krise 
(Teil 2)

Nahezu alle teilnehmenden Agenturen (91 Prozent) haben die Frage nach ihren größten Herausforderungen im Büroalltag als freie Texteingabe beantwortet. Das zeigt, wie sehr die Agenturen dieses Thema umtreibt.

Die wichtigsten Ergebnisse

  • Die dezentrale Organisation der Abläufe und die Ressourcenplanung bei physischer Abwesenheit der Mitarbeiter sind die größten Herausforderungen (27 Prozent).
  • Personalthemen wie die Motivation von Mitarbeitern in Homeoffice und Kurzarbeit, die Einarbeitung neuer Kollegen, wenn keiner im Büro ist sowie die Führung von Berufsanfängern sind ähnlich herausfordernd (26 Prozent).
  • Fehlende New Business-Chancen und einen härteren Wettbewerb über den Preis befürchten 13 Prozent.
  • Kundenbeziehungen aufrechthalten und Kunden von der Notwendigkeit von Kommunikation gerade jetzt zu überzeugen, halten neun Prozent für eine wichtige Aufgabe.
  • Die Generierung von neuen Ertragspotenzialen durch kreative Angebote, alternative Lösungen und gezieltes Agenda-Setting sehen ebenfalls neun Prozent als einen wichtigen Weg aus der Krise.
  • Sicherstellen der Liquidität und Maßnahmen auf der Einnahmen- wie auf der Ausgabenseite sowie die Etablierung eines professionellen Controllings halten auch knapp neun Prozent für entscheidend.

Zusammenfassung der Schwerpunkte aus allen Antworten


Der Büroalltag muss organisiert werden

Es überrascht wenig, dass die Organisation des Büroalltags als die größte Herausforderung beschrieben wird (27 Prozent). Schließlich müssen Kunden weiterhin zufriedenstellend bedient werden, während 93 Prozent der Mitarbeiter im Homeoffice sitzen und nahezu 40 Prozent in Kurzarbeit sind. Es gibt eine Fülle an Aufgaben, die es zu bewältigen gilt. Vorrangig geht es um die dezentrale Planung und Steuerung der Arbeitsprozesse, deren Koordination und (meist aufwendigere) Abstimmung und am Ende auch um die Qualitätssicherung.

„Die Flexibilität bei Kurzarbeit im Austausch unter den Mitarbeitern aus dem Homeoffice heraus ist sicherzustellen.“

Flexibilität ist gefragt, von beiden Seiten. Agenturen müssen sie zeigen, wenn ihre Mitarbeiter von der Schließung der Kitas und Schulen oder durch den Ausfall der kinderbetreuenden Großeltern betroffen sind. Mitarbeiter müssen kurzfristig zur Verfügung stehen, wenn doch ein Pitch ansteht oder ein Projekt dringend einer Nachjustierung bedarf.
Sehr viele Agenturen nehmen ein Defizit bei Kreativprozessen wie Brainstormings, Workshops oder Pitch-Vorbereitungen wahr. Videosessions über die entsprechenden Dienste scheinen (noch) kein vollwertiger Ersatz für ein persönliches Meeting zu sein. Dazu kommen technische Probleme, die den Spaß an solchen Tools auch nicht unbedingt fördern.

Wie motiviert man Mitarbeiter ohne sie zu sehen
Eingespielte Prozesse und Rituale von Teams können in der gewohnten Form nicht mehr stattfinden. Der Wegfall und auch schon die starke Reduktion persönlicher Kontakte verändert Teammeetings, Kundenbriefings, Brainstormings und andere übliche Abläufe.
Kein Wunder also, dass fast genauso viele Agenturen Personalthemen als „Baustelle“ beschreiben (26 Prozent). Dahinter verbergen sich viele unterschiedliche Facetten.

„Wie soll man mit Distanz emphatisch führen?“

Interessant ist es zu lesen, wie häufig auf die Schwierigkeit der Motivation von Mitarbeitern hingewiesen wird. Eine Antwort hat es auf den Punkt gebracht: „Wie soll man mit Distanz emphatisch führen?“

Verunsicherung abbauen, die Stimmung einfangen, sie genauso wie den Teamgedanken hochhalten, das sind die Herausforderungen, die es in der Personalarbeit gerade zu bewältigen gilt. Alles nichts Neues. Mit dem Unterschied, dass diese Themen unter den gegebenen Rahmenbedingungen bei gestiegener Relevanz deutlich schwieriger in der Umsetzung sind. Wohl dem, für jetzt auf einer schon lange gelebten, motivierenden und von gegenseitigem Vertrauen geprägten Unternehmenskultur aufsetzen kann.

„Wohl dem, der jetzt auf einer schon lange gelebten, motivierenden Unternehmens­kultur aufsetzen kann.“

Niemand hat in der Umfrage seine Lösungsansätze beschrieben. Das war allerdings auch nicht gefragt. Einen einheitlichen Ansatz, der für alle Agenturen gleich gut funktioniert, wird es ohnehin nicht geben. Aber schon die Häufigkeit der Nennungen zeigt, wie ernst die Agenturmanager ihre Personalthemen nehmen.

Nach der Motivation wird mit einem gewissen Abstand das Recruitment und die Einarbeitung (Onbording) neuer Mitarbeiter erwähnt. Wer soll wie die neue Kollegin oder den neuen Kollegen einarbeiten, wenn alle im Homeoffice sitzen? Wie führe ich einen Berufseinsteiger, den neuen Trainee, der noch nicht alleine laufen kann und eng begleitet werden muss? Und wie stelle ich jemanden ein, wenn ich die Person nicht vorher persönlich kennenlernen kann?

Zumindest der letzte Punkt wird täglich besser umsetzbar, wie wir aus unserer Beratungspraxis wissen. Einige unserer Kunden haben bereits wieder persönliche Gespräche aufgenommen, natürlich unter strenger Einhaltung der Regeln des Social Distancing. Bei zwei Metern Abstand kann man auf den Mundschutz während des Gespräches gut verzichten. Unsere Erfahrung der letzten Wochen hat gezeigt: es stellt nicht nur für Arbeitgeber ein Problem dar, den Neuen oder die Neue vorher nicht persönlich gesehen zu haben. Auch Bewerber brauchen vor der Vertragsunterschrift das persönliche Gespräch, um für sich mehr Entscheidungssicherheit zu bekommen. Viele einstellungswillige Agenturen werden diese Erfahrung noch machen.

Der Wettbewerb wird härter
Mit einem ziemlichen Abstand zu diesen zwei Hauptthemen werden marktbedingte Herausforderungen genannt (13 Prozent).

„Das Neugeschäft ist quasi zum Erliegen gekommen.“

Darunter fällt nahezu ausschließlich die Sorge um das wegbrechende Neugeschäft durch weniger ausgeschriebene Etats. Einige befürchten deshalb einen verstärkten Wettbewerb über die Honorare als Folge.  

Kunden sind nicht mehr planbar
Die Zusammenarbeit mit Kunden wird nur von 9 Prozent der Agenturen als Herausforderung erwähnt. Kunden bewegen sich in ähnlichen Unsicherheiten wie Agenturen. Das führt dort zu längeren Entscheidungsprozessen und auf Agenturseite zu einer geringeren Planbarkeit. „Nur durch Kundennähe kann man Kürzungen vermeiden“, ist ein Teilnehmer überzeugt. Die ist allerdings gerade schwierig herzustellen.

„Wir müssen unsere Kunden davon überzeugen, TROTZ Corona zu kommunizieren.“

Das Hauptproblem in der operativen Zusammenarbeit mit Kunden sind eindeutig die Abstimmungsprozesse. Der Aufwand ist durch die gegenseitigen Homeoffice-Situationen deutlich gestiegen – und erschwert ein effizientes Arbeiten.
Die Antworten aus der Befragung (Teil 1) haben gezeigt, dass der Kunde diese Widrigkeiten im „Daily Business“ gar nicht oder nur leicht wahrnimmt. Davon sind zumindest 96 Prozent der Agenturen überzeugt.

Die Zahlungsfähigkeit muss gesichert bleiben
Ebenfalls 9 Prozent heben die klassischen betriebswirtschaftlichen Aufgaben wie Kostendisziplin, Liquiditätsmanagement und ein funktionierendes Controlling als Herausforderung besonders hervor. Die unsichere Planungssituation macht den letzten Aspekt besonders wichtig.

„Die Unsicherheit zwingt zu vorsichtigem Agieren und zum Verschieben von Investments.“

Auch wenn nicht einmal jeder zehnte Befragte diesen Punkt erwähnte, sind wir davon überzeugt, dass alle Agenturen, die mit einem rückläufigen Geschäft zu kämpfen haben, sehr genau auf die Zahlen achten und derzeit vorsichtig agieren.

Das Agenturgeschäft wird anders
Fast genauso viele (8,5 Prozent) sehen in der Veränderung ihrer Geschäftsfelder eine große Herausforderung. Sie wollen die „Ruhe“ nutzen um heraus­zufinden, wo Kunden in der Post-Corona-Ära mehr Unter­stützung benötigen. Viele sehen sich selbst als die Treiber.

„Wir müssen selbst auf Kunden mit alternativen Lösungen proaktiv zugehen.“

Die Rolle von (Live-) Events im Kommunikationsmix der Zukunft treibt einige Agenturen zusätzlich um. Teil 3 unserer Analyse wird genau diese Aspekte analysieren.

Fazit
Agenturen gehen realistisch an die Herausforderung der gegenwärtigen Situation heran. Diesen Gedanken legen die Umfrageergebnisse nahe. Die Aussagen der befragten Agenturen sind reflektiert und zeigen einen Fokus auf die wichtigsten Dinge, die jetzt getan werden müssen. Panik, Verzweiflung oder gar Resignation ist nicht zu erkennen. Die Kommunikationsbranche organisiert ihr operatives Geschäft so gut es geht, hält ihre Mitarbeiter motiviert – oder strebt es zumindest an – und versucht ihre Kontakte zu Kunden und Partnern im Rahmen der Möglichkeiten zu pflegen.

Alles gute Voraussetzungen, um beim Restart wieder vorne mit dabei zu sein.

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